Ein spezialisiertes Beratungsunternehmen im Bereich Gehaltssysteme stand vor einem Generationenwechsel. Ziel war es, verstreute Daten, Excel-Listen und historisch gewachsene Arbeitsweisen durch ein zentrales digitales System auf Basis von Zoho zu ersetzen.
Das Unternehmen war fachlich sehr spezialisiert und arbeitete vor allem mit grösseren Unternehmen, Behörden und Institutionen. Die internen digitalen Strukturen waren jedoch über Jahre gewachsen.
Kundendaten, Projektinformationen und Arbeitsunterlagen lagen teilweise in Excel-Dateien, auf den Geräten einzelner Mitarbeiter und auf einem gemeinsam genutzten Datenspeicher. Dadurch waren Informationen nicht immer zentral verfügbar, Prozesse schwer nachvollziehbar und die Zusammenarbeit abhängig von persönlichen Routinen.
Zusätzlich stand das Unternehmen 2023 vor einem Generationenwechsel. Damit wurde sichtbar, dass die gewachsene Arbeitsweise nicht mehr zur zukünftigen Unternehmensstruktur passte.
Vor der eigentlichen Systemumstellung wurde die veraltete Website modernisiert und als WordPress/Divi-Seite neu aufgebaut. Die Website wurde mit Zoho verbunden, damit Anfragen und Kontakte nicht mehr isoliert bleiben, sondern direkt in die weitere Bearbeitung überführt werden können.
Zoho CRM wurde als zentrale Datenbasis eingeführt. Kundendaten, Kontakte, Firmen, Chancen und Aktivitäten wurden strukturiert, damit Informationen nicht mehr auf einzelnen Geräten, in Excel-Dateien oder in losen Ablagestrukturen verteilt bleiben.
Bestehende Arbeitsweisen mit Excel, lokalen Dateien und gemeinsamem Datenspeicher wurden schrittweise abgelöst. Dabei ging es nicht nur um Technik, sondern vor allem um eine neue Arbeitsweise mit zentralen Daten und nachvollziehbaren Prozessen.
Neben Zoho CRM wurden Zoho Marketing Automation, Zoho Books, Zoho Projects, Zoho Learn, Zoho Bookings, Zoho Mail und Zoho WorkDrive eingeführt. Dadurch entstanden zentrale Daten-, Dokumenten- und Wissensstrukturen, die von der gesamten Belegschaft genutzt werden können. WorkDrive dient gleichzeitig als gemeinsame Cloud-Ablage mit Datensicherung und kontrolliertem Zugriff auf Unternehmensinformationen.
Für Online-Termine und digitale Zusammenarbeit wurde Microsoft Teams in die Zoho-Prozesse eingebunden. Dadurch können bestehende Kommunikationsgewohnheiten weiter genutzt und gleichzeitig mit der neuen Systemstruktur verbunden werden.
Die Umstellung auf ein einheitliches System wurde nicht von allen Beteiligten sofort angenommen. Besonders ältere Gesellschafter arbeiteten teilweise weiter in bisherigen Routinen. Dadurch entstanden über mehrere Monate Verzögerungen, Doppelspurigkeiten und zusätzlicher Abstimmungsbedarf.
WebStrategen begleitet das Unternehmen seit mehreren Jahren weiter. Das System wird laufend optimiert, erweitert und an neue Anforderungen angepasst. Die nächsten Schritte liegen vor allem in der Automatisierung wiederkehrender Prozesse.
Diese Systeme bilden das digitale Fundament des Beratungsunternehmens und werden für Kundenmanagement, Marketing, Buchhaltung, Projekte, Wissen, Termine, Kommunikation und Dokumentenablage genutzt.
Diese Lösungen ergänzen das digitale Fundament und unterstützen Website, Zusammenarbeit, Prozessstruktur und die laufende Weiterentwicklung.
Dieses Projekt zeigt, dass Digitalisierung bei einem Generationenwechsel nicht nur eine technische Aufgabe ist. Ein neues System kann schnell aufgebaut werden, die konsequente Nutzung braucht jedoch Zeit, Führung und klare Entscheidungen.
Besonders in Unternehmen mit gewachsenen Strukturen entstehen während der Umstellung oft Doppelspurigkeiten. Genau deshalb ist es wichtig, nicht nur Tools einzuführen, sondern Arbeitsweisen, Verantwortlichkeiten und Prozesse Schritt für Schritt zu verändern.
Der eigentliche Wert entsteht, wenn Website, CRM, Marketing, Buchhaltung, Projekte, Wissen und Termine nicht mehr getrennt nebeneinander laufen, sondern als gemeinsames digitales System genutzt werden.
In einem kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, welche Systeme heute vorhanden sind, wo Reibung entsteht und wie daraus eine klare digitale Struktur werden kann.
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